Декларация за защита на личните данни във връзка с одиторски проверки

Каква е нашата правна рамка?

Всички лични данни се обработват в съответствие със законодателството на Европейския съюз за защита на данните, а именно с Регламент (ЕС) 2018/1725.

Защо обработваме лични данни?

Личните данни се обработват в контекста на услугите по вътрешен одит, предоставяни от дирекция „Вътрешен одит“, както е определено от Изпълнителния съвет в Правилника за одит на ЕЦБ. Целта на това обработване е да се установи, оцени и регистрира всякаква информация, която е от значение за дейностите по проверки и консултации. От структурните звена на ЕЦБ се събират всички лични данни, които попадат в обхвата на тези дейности. По принцип дирекция „Вътрешен одит“ обработва лични данни, които са от значение за конкретна задача.^[1]

По-специално дирекция „Вътрешен одит“ може да обработва лични данни с цел изпълнение на следните задачи:

• изпълнение на плана за одитната дейност на ЕЦБ и работната програма на Комитета на вътрешните одитори чрез провеждане и отчитане на проверки и консултации;

• оценка на състоянието по изпълнението на одитните препоръки;

• обработване на доклади за инциденти от структурни звена на ЕЦБ (с изключение на доклади за инциденти, свързани с нарушения на професионалните задължения).

Освен това дирекция „Вътрешен одит“ обработва данни с цел предоставяне на одиторска поддръжка (например като секретариат на Комитета на вътрешните одитори) и за координиране на външни одитни услуги (например от външни одитори или Европейската сметна палата).

Какво е правното основание за обработването на Вашите лични данни?

Вашите лични данни се обработват от ЕЦБ при изпълнение на задача от обществен интерес въз основа на член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725 във връзка с Протокол (№ 4) за Устава на Европейската система на централните банки (ЕСЦБ) и на Европейската централна банка (ОВ C 202, 7.6.2016 г., стр. 230) и Регламент (ЕС) № 1024/2013 на Съвета от 15 октомври 2013 г. за възлагане на Европейската централна банка на конкретни задачи относно политиките, свързани с пруденциалния надзор над кредитните институции (ОВ L 287, 29.10.2013 г., стр. 63), както е описано подробно в Правилника за одит на ЕЦБ.

Кой отговаря за обработването на Вашите лични данни?

ЕЦБ е администраторът за обработването на личните Ви данни. Дирекция „Вътрешен одит“ отговаря за обработването.

Кой ще получи личните Ви данни?

Получателите на личните Ви данни (включително лицата с достъп до тях) са:

• субектите на данни;

• определени служители на ЕЦБ;

• определени служители на националните централни банки в ЕСЦБ и националните компетентни органи в единния надзорен механизъм (включително командировани служители), когато това е релевантно в контекста на дейностите на Комитета на вътрешните одитори;

• външни лица (консултанти, външни одитори и стажанти), участващи в дейности по вътрешен одит.

При поискване лични данни могат да получават членове на Изпълнителния съвет, Управителния съвет и Надзорния съвет на ЕЦБ, както и главният директор по услугите.

Когато е приложимо, при спазване на принципа „необходимост да се знае“ и на съответната правна рамка, лични данни могат да бъдат предоставени и на органите, на които са възложени задачи по наблюдение или проверки съгласно правото на ЕС, например Европейската сметна палата, Европейската служба за борба с измамите, Европейската прокуратура, националните компетентни органи, Европейския надзорен орган по защита на данните, Комитета по етика и Комитета за одит.

Какви категории лични данни се събират?

Дирекция „Вътрешен одит“ има достъп до целия необходим персонал, документация, информация, системи и имущество, за да изпълнява отговорностите си във връзка с одиторски проверки, и може да обработва всякакви свързани с тях лични данни.

ЕЦБ може да обработва следните лични данни във връзка с одиторски проверки:

• идентификационни данни и данни за контакт (например име, пощенски адрес и др.);
• данни за образованието и професионалните обучения;
• данни за трудовата заетост;
• финансови данни;
• информация за семейство, начин на живот и социално положение;
• информация за предоставени стоки или услуги;
• информация, свързана с граждански или административни производства или с друго разследване от регулаторни органи;
• информация, свързана с наказателни производства;
• информация, свързана със санкции или други административни наказания;
• всякакви други лични данни от значение за конкретна одиторска проверка;
• специални категории данни, попадащи в обхвата на член 10 от Регламент (ЕС) 2018/1725, когато това е обосновано.

Ще бъдат ли обработвани (напр. предавани, предоставяни за достъп или съхранявани) Вашите лични данни (в криптирана или некриптирана форма) в трети държави или от международни организации?

ЕЦБ не предвижда предаване на Вашите лични данни на трети държави или международни организации. Все пак е възможно по изключение те да бъдат обработвани в трети държави или от международни организации въз основа на дерогациите за особени случаи, посочени в член 50, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/1725.

Колко дълго съхранява ЕЦБ личните данни?

Периодът на съхранение на одитните досиета на дирекция „Вътрешен одит“ е в съответствие с Плана на ЕЦБ за картотекиране и съхранение на документи.

Всички лични данни, обработени по време на одиторска проверка, се заличават или анонимизират, след като одитният доклад бъде разгледан от органите на ЕЦБ за вземане на решения.

Всички данни, необходими за последващи действия и/или доказателствени цели, могат да се съхраняват за срок до две години или по-дълго, ако е необходимо, в съответствие с Плана на ЕЦБ за картотекиране и съхранение на документи. Информацията в одитния доклад винаги се анонимизира.

Молим да обърнете внимание, че личните данни могат да се съхраняват в архивите на ЕЦБ в съответствие с Решение (ЕС) 2023/1610 на Европейската централна банка от 28 юли 2023 г. за създаване на историческите архиви на Европейската централна банка.

Какви са Вашите права?

Имате право на достъп до своите лични данни и право да коригирате неточни и непълни данни. Освен това (при прилагане на известни ограничения) имате право да заличите личните си данни, да възразите срещу обработването им или да го ограничите в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725. ЕЦБ може да ограничи правата Ви в защита на интересите и целите, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/1725.

Към кого можете да се обърнете с въпрос или искане?

За да упражните правата си, свържете се с дирекция „Вътрешен одит“ на адрес DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Можете също така да се свържете пряко с длъжностното лице за защита на данните в ЕЦБ на адрес dpo@ecb.europa.eu за всякакви въпроси, свързани с Вашите лични данни.

Оплаквания към Европейския надзорен орган по защита на данните

Ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат от обработването на личните Ви данни, имате право по всяко време да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните.