Adatvédelmi nyilatkozat a belső ellenőrzésekhez

Milyen jogi keret vonatkozik ránk?

Minden személyes adatot az uniós adatvédelmi joggal összhangban, azaz az (EU) 2018/1725 rendeletnek (a továbbiakban: EUDPR) megfelelően kezelünk.

Miért kezelünk személyes adatokat?

Személyes adatokat a Belső Ellenőrzési Igazgatóság (BEI) által nyújtott belső ellenőrzési szolgáltatásokkal összefüggésben kezelünk, az EKB Igazgatóságának az EKB Ellenőrzési chartájában szereplő meghatározása szerint. Az adatkezelés célja a biztosítási és tanácsadói megbízások szempontjából lényeges információk meghatározása, felmérése, kiértékelése és rögzítése. A felsorolt tevékenységek körébe tartozó személyes adatokat az EKB szervezeti egységeitől gyűjtjük. A BEI általában olyan személyes adatokat kezel, amelyek konkrét feladat szempontjából fontosak.^[1]

Különösen a következő feladatok ellátása céljából kezelhet személyes adatokat:

• az EKB ellenőrzési tervének és a Belső Ellenőrzési Bizottság munkaprogramjának végrehajtása bizonyosságot nyújtó és tanácsadói megbízások végzésével és e megbízásokról való adatszolgáltatással;

• a belső ellenőrzési ajánlások végrehajtási állapotának értékelése;

• az EKB szervezeti egységeitől nemkívánatos eseményekről kapott jelentések feldolgozása (a munkahelyi kötelességek megszegésével kapcsolatos jelentések kivételével).

A BEI ezen túlmenően (pl. a Belső Ellenőrzési Bizottság Titkárságaként nyújtott) ellenőrzési támogatás biztosítása és (pl. a külső könyvvizsgálók vagy az Európai Számvevőszék által végzett) külső könyvvizsgálói szolgáltatások koordinálása céljából kezel adatokat.

Mi a személyes adatok kezelésének jogalapja?

A személyes adatokat az EKB közérdekű feladat teljesítése során kezeli, az EUDPR 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján, A Központi Bankok Európai Rendszere és az Európai Központi Bank alapokmányáról szóló (4.) jegyzőkönyvvel (HL C 202., 2016.6.7., 230. o.) és az Európai Központi Banknak a hitelintézetek prudenciális felügyeletére vonatkozó politikákkal kapcsolatos külön feladatokkal történő megbízásáról szóló, 2013. október 15-i 1024/2013/EU tanácsi rendelettel (HL L 287., 2013.10.29., 63. o.) összefüggésben értelmezve, az EKB Ellenőrzési chartájában részletesebben ismertetett módon.

Ki a felelős a személyes adatok kezeléséért?

A személyes adatok kezelése tekintetében az EKB az adatkezelő. Az adatkezelés a BEI feladata.

Kik lesznek a személyes adatok címzettjei?

A személyes adatok címzettjei (ideértve a személyes adatokhoz való hozzáféréssel rendelkező szervezeteket is) a következők:

• az érintettek;

• az EKB kijelölt munkatársai;

• a KBER-en belüli nemzeti központi bankok és az egységes felügyeleti mechanizmuson belüli illetékes nemzeti hatóságok kijelölt munkatársai (beleértve a kirendelt alkalmazottakat is), adott esetben a Belső Ellenőrzési Bizottság tevékenységeivel összefüggésben;

• belső ellenőrzési tevékenységekben részt vevő külsős személyek (tanácsadók, külső könyvvizsgálók és gyakornokok).

Kérésre az EKB Igazgatóságának, Kormányzótanácsának és Felügyeleti Testületének tagjai és az EKB kiszolgáló szervezeti egységekért felelős főtisztviselője is kaphat személyes adatokat.

Adott esetben, illetékességi alapon és a vonatkozó jogi keretek tiszteletben tartásával szintén kaphatnak személyes adatokat az uniós joggal összhangban megfigyelési vagy vizsgálati feladatokkal megbízott szervek: például az Európai Számvevőszék, az Európai Csalás Elleni Hivatal, az Európai Ügyészség, az illetékes nemzeti hatóságok, az európai adatvédelmi biztos, az Etikai Bizottság és a Számvizsgáló Bizottság.

Milyen kategóriákba tartozó személyes adatokat gyűjtünk?

A BEI rendelkezésére áll a belső ellenőrzéssel összefüggő feladatai ellátásához szükségesnek ítélt minden személy, nyilvántartás, információ, rendszer és vagyontárgy, továbbá minden kapcsolódó személyes adatot kezelhet.

Az EKB a következő személyes adatokat kezelheti a belső ellenőrzésekkel kapcsolatban:

• azonosító adatok és elérhetőségek (pl. név, postacím stb.);
• tanulmányi és szakképzési adatok;
• foglalkoztatási adatok;
• pénzügyi adatok;
• családi, életmódbeli és szociális körülményekre vonatkozó információk;
• értékesített árukra vagy szolgáltatásokra vonatkozó információk;
• polgári vagy közigazgatási eljárásra, illetve más hatósági vizsgálatokra vonatkozó információk;
• büntetőeljárással kapcsolatos információk;
• szankciókkal vagy egyéb igazgatási pénzbírságokkal kapcsolatos információk;
• konkrét belső ellenőrzés szempontjából fontos egyéb személyes adatok;
• az EUDPR 10. cikkének hatálya alá tartozó különleges kategóriájú adatok, amennyiben indokolt.

Fogják-e harmadik országban vagy nemzetközi szervezetnél kezelni (például továbbítani, hozzáférhetővé tenni vagy tárolni) a személyes adatokat (egyértelmű vagy titkosított formában)?

Az EKB nem tervezi, hogy az Ön személyes adatait harmadik országnak vagy nemzetközi szervezetnek átadja. Ugyanakkor a személyes adatokat kivételesen kezelhetik harmadik országban/nemzetközi szervezetnél az EUDPR 50. cikkének (1) bekezdésében meghatározott, különleges helyzetekben biztosított eltérések alapján.

Mennyi ideig őrzi meg az EKB a személyes adatokat?

A BEI ellenőrzési iratainak megőrzési ideje összhangban van az EKB irattározási és -megőrzési tervével.

A belső ellenőrzés során kezelt személyes adatokat töröljük vagy anonimizáljuk, amint az EKB döntéshozó testületei megvizsgálták az ellenőrzési jelentést.

A nyomon követéshez és/vagy bizonyításhoz szükséges adatok az EKB irattározási és -megőrzési tervével összhangban legfeljebb két évig – vagy szükség esetén tovább – őrizhetők meg. Az ellenőrzési jelentésben szereplő információkat mindig anonimizáljuk.

Felhívjuk figyelmét, hogy a személyes adatoknak az EKB irattára általi tárolására az Európai Központi Bank levéltárának létrehozásáról szóló, 2023. július 28-i (EU) 2023/1610 európai központi banki határozatnak megfelelően van lehetőség.

Milyen jogok illetik meg Önt?

A nyilvánosság tagjainak jogukban áll a személyes adataik megtekintése, a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítése. Az EUDPR értelmében ugyancsak joga van (bizonyos megkötésekkel) a személyes adatainak törlésére, az adatkezelés megtiltására vagy korlátozására. Az EKB az EUDPR 25. cikkének (1) bekezdésében említett érdekek és célok védelmében korlátozhatja ezeket a jogokat.

Kihez fordulhat kérdésével, kérésével?

Az érintettek a fenti jogok gyakorlásához a DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu címen fordulhatnak a Belső Ellenőrzési Igazgatósághoz. A személyes adataira vonatkozó kérdéseivel közvetlenül is fordulhat az EKB adatvédelmi tisztviselőjéhez a dpo@ecb.europa.eu e-mail-címen.

Az európai adatvédelmi biztos megkeresése

Ha úgy véli, hogy személyes adatainak feldolgozása következtében sérültek az EUDPR rendelet szerinti jogai, bármikor panaszt tehet az európai adatvédelmi biztosnál.