Izjava o varstvu zasebnosti pri izvajanju revizij

Kakšen je naš pravni okvir?

Vsi osebni podatki se obdelujejo v skladu s pravom Evropske unije o varstvu podatkov, torej v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 (v nadaljnjem besedilu: EUDPR).

Zakaj obdelujemo osebne podatke?

Osebni podatki se obdelujejo v kontekstu dejavnosti notranje revizije, ki jih opravlja direktorat Notranja revizija, kot jih je opredelil Izvršilni odbor v Pravilniku ECB o revidiranju. Cilj obdelovanja je identificirati, oceniti, ovrednotiti in evidentirati vse relevantne informacije za namene dajanja zagotovil in svetovalnega dela. Vsi osebni podatki, ki so potrebni za te dejavnosti, se zbirajo od poslovnih področij ECB. Direktorat Notranja revizija na splošno obdeluje osebne podatke, ki so relevantni za specifično nalogo.^[1]

Direktorat Notranja revizija tako lahko obdeluje osebne podatke za izpolnjevanje naslednjih nalog:

• uresničevanje načrta revidiranja ECB in programa dela Odbora notranjih revizorjev z izvajanjem in poročanjem glede dajanja zagotovil in svetovalnega dela;

• ocenjevanje izvajanja revizijskih priporočil;

• obdelovanje poročil o incidentih iz poslovnih področij ECB (razen poročil o incidentih, povezanih s kršitvami poklicnih dolžnosti).

Direktorat Notranja revizija poleg tega obdeluje podatke za zagotavljanje podpore pri revizijah (npr. kot sekretariat Odbora notranjih revizorjev) in za usklajevanje dejavnosti zunanje revizije (npr. zunanjih revizorjev ali Evropskega računskega sodišča).

Kakšna je pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov?

ECB obdeluje vaše osebne podatke pri izvajanju naloge, ki je v javnem interesu, na podlagi člena 5(1)(a) EUDPR v povezavi s Protokolom (št. 4) o Statutu Evropskega sistema centralnih bank in Evropske centralne banke (UL C 202, 7. 6. 2016, str. 230) in z Uredbo Sveta (EU) št. 1024/2013 z dne 15. oktobra 2013 o prenosu posebnih nalog, ki se nanašajo na politike bonitetnega nadzora kreditnih institucij, na Evropsko centralno banko (UL L 287, 29. 10. 2013, str. 63), kot je podrobneje opredeljeno v Pravilniku ECB o revidiranju.

Kdo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov?

Upravljavec pri obdelavi vaših osebnih podatkov je ECB. Za obdelavo osebnih podatkov je odgovoren direktorat Notranja revizija.

Kdo bodo prejemniki vaših osebnih podatkov?

Prejemniki vaših osebnih podatkov (vključno s subjekti, ki imajo dostop do teh osebnih podatkov) so naslednji:

• posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki;

• imenovani zaposleni v ECB;

• imenovani zaposleni v nacionalnih centralnih bankah znotraj ESCB in v pristojnih nacionalnih organih znotraj enotnega mehanizma nadzora (vključno z napotenimi osebami), kjer je relevantno v kontekstu dejavnosti Odbora notranjih revizorjev;

• zunanji sodelavci (svetovalci, zunanji revizorji in pripravniki), ki sodelujejo v dejavnostih notranje revizije.

Na zahtevo lahko osebne podatke prejmejo člani Izvršilnega odbora ECB, Sveta ECB in Nadzornega odbora ECB ter glavni koordinator podpornih služb v ECB.

Kjer je relevantno, lahko v primerih, ko je to dejansko potrebno in skladno z relevantnim pravnim okvirom, osebne podatke prejmejo tudi organi, ki so v skladu s pravom EU pristojni za naloge spremljanja in preiskovanja, npr. Evropsko računsko sodišče, Evropski urad za boj proti goljufijam, Evropsko javno tožilstvo, pristojni nacionalni organi, evropski nadzornik za varstvo podatkov, Odbor ECB za poklicno etiko in Revizijski odbor ECB.

Katere kategorije osebnih podatkov se zbirajo?

Direktorat Notranja revizija ima dostop do vseh ljudi, dokumentov, informacij, sistemov in prostorov, ki jih potrebuje za izvajanje svojih nalog v kontekstu izvajanja revizij, in lahko obdeluje vse s tem povezane osebne podatke.

Osebni podatki, ki jih ECB v zvezi z izvajanjem revizij lahko obdeluje, so naslednji:

• identifikacijski podatki in kontaktni podatki (npr. ime, poštni naslov itd.);
• podatki o izobrazbi in poklicnem usposabljanju;
• podatki o zaposlitvi;
• finančni podatki;
• informacije o družini, načinu življenja in socialnih okoliščinah;
• informacije o zagotovljenem blagu ali storitvah;
• informacije v zvezi s civilnimi ali upravnimi postopki ali drugimi regulativnimi preiskavami;
• informacije v zvezi s kazenskimi postopki;
• informacije v zvezi s sankcijami ali drugimi upravnimi kaznimi;
• vsi drugi osebni podatki, relevantni za izvajanje posamezne revizije;
• posebne kategorije podatkov, ki sodijo v okvir člena 10 EUDPR, kadar je to upravičeno.

Se bodo vaši osebni podatki (v nešifrirani ali šifrirani obliki) obdelovali (vključno s prenosom, dostopom ali hrambo) v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah?

ECB ne predvideva prenosov vaših osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije. Vseeno se lahko vaši osebni podatki izjemoma obdelujejo v tretjih državah/mednarodnih organizacijah na podlagi odstopanj v posebnih primerih iz člena 50(1) EUDPR.

Kako dolgo bo ECB hranila osebne podatke?

Obdobje hrambe revizijskih spisov direktorata Notranja revizija je v skladu z načrtom ECB za arhiviranje in hrambo.

Vsi osebni podatki, obdelani med izvajanjem revizij, se izbrišejo ali anonimizirajo, potem ko organi odločanja ECB preučijo revizijsko poročilo.

Vse podatke, potrebne za nadaljnje ukrepanje, oziroma dokazila je mogoče hraniti največ dve leti ali dlje, če je to potrebno, v skladu z načrtom ECB za arhiviranje in hrambo. Informacije iz revizijskih poročil so vedno anonimizirane.

Opozoriti velja, da osebne podatke sme hraniti arhiv ECB v skladu s Sklepom Evropske centralne banke (EU) 2023/1610 z dne 28. julija 2023 o vzpostavitvi zgodovinskega arhiva Evropske centralne banke.

Kakšne pravice imate?

Imate pravico, da dostopate do svojih osebnih podatkov in da popravite podatke, ki so nepravilni ali nepopolni. Imate tudi pravico (z nekaj omejitvami), da se vaši osebni podatki izbrišejo in da ugovarjate njihovi obdelavi ali jo omejite v skladu z EUDPR. ECB lahko vaše pravice omeji, da bi zaščitila interese in cilje iz člena 25(1) EUDPR.

Na koga se lahko obrnete z vprašanji ali zahtevami?

Svoje pravice lahko uveljavite tako, da kontaktirate direktorat Notranja revizija po e-pošti DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Za vsa vprašanja v zvezi s svojimi osebnimi podatki se lahko obrnete tudi neposredno na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v ECB na naslovu dpo@ecb.europa.eu.

Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da so vam bile zaradi obdelave vaših osebnih podatkov kršene pravice iz EUDPR, imate pravico, da kadarkoli vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.