Tietosuojaseloste tarkastuksia varten

Mihin lainsäädäntöön henkilötietojen käsittely perustuu?

Kaikkia henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön eli asetuksen (EU) 2018/1725 (EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen) mukaisesti.

Miksi EKP käsittelee henkilötietoja?

Henkilötietoja käsitellään sisäisen tarkastuksen osaston toiminnassa EKP:n johtokunnan laatimien sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteiden mukaisesti. Käsittelyn tarkoituksena on määrittää, arvioida ja tallentaa EKP:n yksiköiltä varmennus- ja neuvonantotehtäviä varten saadut henkilötiedot, joita sisäisen tarkastuksen osasto tarvitsee etenkin seuraavien tehtävien hoidossa:^[1]

• EKP:n tarkastussuunnitelman ja sisäisen tarkastuksen komitean työohjelman toteuttaminen suorittamalla varmennus- ja neuvonantotehtäviä ja raportoimalla niistä

• tarkastussuositusten toimeenpanon arviointi

• EKP:n yksiköiltä saatujen ilmoitusten käsittely (työtehtävien laiminlyöntiä koskevat ilmoitukset pois lukien).

Sisäisen tarkastuksen osasto käsittelee tietoja myös tarjotessaan tarkastuksen tukipalveluja (muun muassa sisäisen tarkastuksen komitean sihteeristönä) ja koordinoidessaan esimerkiksi ulkopuolisten tilintarkastajien ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksia.

Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EKP käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Käsittely perustuu EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen artiklan 5 kohdan 1 alakohtaan a, ja siihen sovelletaan lisäksi Euroopan keskuspankkijärjestelmän (EKPJ) ja Euroopan keskuspankin perussääntöä (EUVL C 202, 7.6.2016, s. 230) ja 15.10.2013 annettua neuvoston asetusta (EU) N:o 1024/2013 luottolaitosten vakavaraisuusvalvontaan liittyvää politiikkaa koskevien erityistehtävien antamisesta Euroopan keskuspankille (EUVL L 287, 29.10.2013, s. 63). Tehtävästä on lisätietoa EKP:n sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteissa.

Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä?

Henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on EKP. Tietojen käsittelystä vastaa sisäisen tarkastuksen osasto.

Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia?

Henkilötietojen vastaanottajina (mukaan lukien yhteisöt, jotka pääsevät tarkastelemaan tietoja) voivat olla seuraavat henkilöt:

• rekisteröidyt henkilöt

• erikseen nimetyt EKP:n työntekijät

• erikseen nimetyt EKPJ:n kansallisten keskuspankkien ja yhteisen valvontamekanismin piirissä olevien maiden toimivaltaisten viranomaisten työntekijät (lähetetyt asiantuntijat mukaan lukien), tarpeen mukaan sisäisen tarkastuksen komitean toiminnan yhteydessä

• sisäisen tarkastuksen toimintaan osallistuvat ulkopuoliset henkilöt (asiantuntijat, neuvonantajat, ulkopuoliset tilintarkastajat sekä harjoittelijat).

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi EKP:n johtokunnan, neuvoston ja valvontaelimen jäsenille sekä EKP:n palvelujohtajalle heidän pyynnöstään.

Niitä voidaan luovuttaa tiedonsaantitarpeen perusteella myös EU:n lainsäädännön mukaisista seuranta- tai tarkastustehtävistä vastaaville elimille, kuten Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, Euroopan petostentorjuntavirastolle, Euroopan syyttäjänvirastolle, toimivaltaisille kansallisille viranomaisille, Euroopan tietosuojavaltuutetulle sekä eettiselle komitealle ja tarkastuskomitealle. Tietoja luovutettaessa noudatetaan asiaankuuluvaa lainsäädäntöä.

Millaisia henkilötietoja kerätään?

Sisäisen tarkastuksen osasto saa käyttöönsä kaikki tarkastuksissa tarvittavat henkilöstöä, rekistereitä, järjestelmiä sekä kiinteistöjä ja muuta omaisuutta koskevat tiedot. Se voi myös käsitellä niihin liittyviä henkilötietoja.

Se voi käsitellä seuraavia tarkastuksiin liittyviä henkilötietoja:

• tunnistamis- ja yhteystiedot (esim. nimi ja postiosoite)
• koulutus
• työkokemus
• taloudelliset tiedot
• perhettä, elämäntyyliä ja sosiaalisia kontakteja koskevat tiedot
• tiedot tavara- ja palveluhankinnoista
• siviili- tai hallinto-oikeudelliset menettelyt tai muut viranomaistutkinnat
• rikosoikeudenkäynnit
• sanktiot tai muut hallinnolliset seuraamukset
• muut tarkastuksen kannalta tärkeät henkilötiedot
• asetuksen (EU) 2018/1725 artiklan 10 soveltamisalaan kuuluvat tiedot, mikäli tiedonsaantitarve perustellaan.

Käsitelläänkö henkilötietoja (sellaisenaan tai salatussa muodossa) EU:n ulkopuolisissa maissa tai kansainvälisissä järjestöissä (esim. tietojen siirto, käyttö tai tallennus)?

EKP ei siirrä henkilötietoja EU:n ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisille järjestöille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin poikkeuksellisesti käsitellä EU:n ulkopuolisissa maissa tai kansainvälisissä järjestöissä EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen artiklan 50 kohdassa 1 lueteltujen erityistilanteita koskevien poikkeusten perusteella.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Sisäisen tarkastuksen osasto noudattaa tarkastustiedostojen säilytyksessä EKP:n arkistointi- ja säilytyssuunnitelman mukaista säilytysaikaa.

Tarkastuksen aikana käsitellyt henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan heti kun tarkastuskertomus on käsitelty EKP:n päätöksentekoelimissä.

Jatkotoimia ja/tai todistelua varten tarvittavia tietoja voidaan säilyttää enintään kahden vuoden ajan tai vaadittaessa pitempään EKP:n arkistointi- ja säilytyssuunnitelman mukaisesti. Tarkastuskertomusten tiedot anonymisoidaan aina.

Henkilötietoja saatetaan säilyttää arkistoissa Euroopan keskuspankin historiallisten arkistojen perustamisesta 28.7.2023 annetun päätöksen (EU) 2023/1610 mukaisesti.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua EKP:n hallussa oleviin henkilötietoihisi sekä oikaista tai täydentää niitä, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on myös EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen nojalla (ja tietyin rajoituksin) oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä. EKP voi rajoittaa oikeuksiasi EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen artiklan 25 kohdassa 1 tarkoitettujen etujen ja tavoitteiden turvaamiseksi.

Miten tiedusteluja ja tietopyyntöjä voi tehdä?

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia sisäisen tarkastuksen osastolle osoitteeseen DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Henkilötietoihin liittyviä kysymyksiä voi lähettää myös suoraan EKP:n tietosuojavastaavalle osoitteeseen dpo@ecb.europa.eu.

Euroopan tietosuojavaltuutettu

Jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu EU:n toimielinten tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi, voit milloin tahansa tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle.