Prohlášení o ochraně osobních údajů při výkonu auditů

Jakým právním rámcem se řídíme?

Veškeré osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy Evropské unie o ochraně osobních údajů, tj. v souladu s nařízením (EU) 2018/1725.

Proč osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje se zpracovávají v rámci služeb interního auditu poskytovaných Ředitelstvím pro interní audit (D/IA), jak je definuje Výkonná rada v Chartě auditu ECB. Cílem tohoto zpracování je identifikovat, posoudit, vyhodnotit a zaznamenávat veškeré relevantní informace v oblasti auditorských a poradenských činností. Veškeré osobní údaje, které spadají do působnosti těchto činností, se shromažďují v organizačních složkách ECB. Obecně D/IA zpracovává osobní údaje, které jsou relevantní pro konkrétní úkol.^[1]

D/IA může zpracovávat osobní údaje zejména za účelem plnění těchto úkolů:

• provádění plánu auditu ECB a pracovního programu Výboru interních auditorů prostřednictvím auditorských a poradenských činností a podávání zpráv o nich,

• posouzení stavu provádění doporučení auditu a

• zpracování zpráv o incidentech z organizačních složek ECB (s výjimkou hlášení incidentů týkajících se porušení pracovních povinností).

Kromě toho D/IA zpracovává údaje s cílem poskytovat auditní podporu (např. jako sekretariát Výboru interních auditorů) a koordinovat služby externího auditu (prováděné např. externími auditory nebo Evropským účetním dvorem).

Jaký je právní základ pro zpracování vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracovává ECB při plnění úkolu ve veřejném zájmu na základě čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725 ve spojení s Protokolem (č. 4) o statutu Evropského systému centrálních bank (ESCB) a Evropské centrální banky (Úř. věst. C 202, 7.6.2016, s. 230) a nařízením Rady (EU) č. 1024/2013 ze dne 15. října 2013, kterým se Evropské centrální bance svěřují zvláštní úkoly týkající se politik, které se vztahují k obezřetnostnímu dohledu nad úvěrovými institucemi (Úř. věst. L 287, 29.10.2013, s. 63), jak je podrobněji uvedeno v Chartě auditu ECB.

Kdo za zpracování vašich osobních údajů odpovídá?

Správcem zpracování vašich osobních údajů je ECB. Za zpracování odpovídá D/IA.

Kdo bude příjemcem vašich osobních údajů?

Příjemci vašich osobních údajů (včetně subjektů, které mají k těmto osobním údajům přístup) jsou:

• subjekty údajů,

• určení zaměstnanci ECB,

• určení zaměstnanci národních centrálních bank v rámci ESCB a vnitrostátních příslušných orgánů v rámci jednotného mechanismu dohledu (včetně vyslaných osob), je-li to relevantní v souvislosti s činnostmi Výboru interních auditorů, a

• externí osoby (poradci, externí auditoři a stážisté), kteří se účastní činností interního auditu.

Na základě žádosti mohou osobní údaje obdržet členové Výkonné rady ECB, Rady guvernérů, Rady dohledu a vrchní ředitel ECB pro oblast služeb.

V příslušných případech mohou na základě opodstatněné potřeby přístupu k informacím a v souladu s příslušným právním rámcem obdržet osobní údaje také subjekty pověřené úkoly sledování nebo inspekce v souladu s právem EU, např. Evropský účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům, Úřad evropského veřejného žalobce, vnitrostátní příslušné orgány, evropský inspektor ochrany údajů, Etický výbor a Výbor pro audit.

Jaké kategorie osobních údajů jsou shromažďovány?

D/IA má přístup ke všem zaměstnancům, záznamům, informacím, systémům a majetku považovaným za nezbytné pro plnění jeho povinností v souvislosti s výkonem auditů a může zpracovávat veškeré související osobní údaje.

ECB může v souvislosti s výkonem auditů zpracovávat tyto osobní údaje:

• identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, poštovní adresa atd.),
• údaje o vzdělávání a odborné přípravě,
• údaje o zaměstnání,
• finanční údaje,
• údaje o rodině, životním stylu a sociální situaci;
• informace o poskytovaném zboží nebo službách,
• informace týkající se občanskoprávního nebo správního řízení či jiného regulačního vyšetřování,
• informace týkající se trestního řízení,
• informace o sankcích včetně správních,
• jakékoli další osobní údaje týkající se výkonu konkrétního auditu,
• v odůvodněných případech zvláštní kategorie údajů v oblasti působnosti článku 10 nařízení (EU) 2018/1725.

Budou vaše osobní údaje (v nezašifrované nebo zašifrované podobě) zpracovávány (např. předány, zpřístupněny nebo uloženy) ve třetích zemích nebo mezinárodními organizacemi?

ECB nepředpokládá, že by vaše osobní údaje byly předány třetím zemím nebo mezinárodním organizacím. Vaše osobní údaje však mohou být výjimečně zpracovávány ve třetích zemích nebo mezinárodními organizacemi na základě výjimek pro specifické situace stanovených v čl. 50 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725.

Jak dlouho bude ECB osobní údaje uchovávat?

Doba uchovávání auditních spisů D/IA je v souladu s plánem ECB pro zakládání a archivaci dokumentů.

Veškeré osobní údaje zpracovávané během auditu jsou vymazány nebo anonymizovány, jakmile zprávu o auditu zváží rozhodovací orgány ECB.

Veškeré údaje potřebné pro následná opatření nebo jako důkazy mohou být uchovávány po dobu až dvou let, v případě potřeby i déle, v souladu s plánem ECB pro zakládání a archivaci dokumentů. Informace ze zprávy o auditu jsou vždy anonymizovány.

Vezměte prosím na vědomí, že v souladu s rozhodnutím Evropské centrální banky (EU) 2023/1610 ze dne 28. července 2023 o zřízení historických archivů Evropské centrální banky mohou být osobní údaje uchovávány v archivu Evropské centrální banky.

Jaká máte práva?

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a na opravu jakýchkoli údajů, které jsou nepřesné či neúplné. V souladu s nařízením (EU) 2018/1725 máte dále (s určitými omezeními) právo na vymazání svých osobních údajů a na vznesení námitky proti jejich zpracování či na omezení jejich zpracování. ECB může vaše práva omezit s cílem chránit zájmy a cíle uvedené v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725.

Na koho se můžete obrátit s dotazy nebo žádostmi?

Svá práva můžete uplatnit u D/IA na adrese  DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. S veškerými dotazy týkajícími se vašich osobních údajů se můžete také přímo obrátit na inspektora ECB pro ochranu osobních údajů na adrese: dpo@ecb.europa.eu.

Možnost obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů

Domníváte-li se, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů byla porušena vaše práva podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo kdykoli podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.