Pranešimas apie privatumą atliekant audito misijas

Kokiais teisės aktais vadovaujamės?

Visi asmens duomenys yra tvarkomi laikantis Europos Sąjungos duomenų apsaugos teisės aktų, t. y. Reglamento (ES) 2018/1725 (ESDAR).

Kodėl tvarkome asmens duomenis?

Asmens duomenys tvarkomi Vidaus audito direktoratui atliekant vidaus auditą, kaip apibrėžta ECB vykdomosios valdybos patvirtintuose ECB audito nuostatuose. Tvarkant duomenis siekiama nustatyti, įvertinti ir užregistruoti visą patikinimo ir konsultavimo veiklos vykdymui aktualią informaciją. Visi į šios veiklos sritį patenkantys asmens duomenys yra surenkami iš ECB veiklos padalinių. Paprastai Vidaus audito direktoratas tvarko su konkrečia užduotimi susijusius asmens duomenis^[1].

Konkrečiau, jis gali tvarkyti asmens duomenis, kad atliktų šias užduotis:

• ECB audito plano ir Vidaus auditorių komiteto darbo programų įgyvendinimas, atliekant patikinimo bei konsultavimo veiklą ir apie ją informuojant;

• audito rekomendacijų įgyvendinimo pažangos vertinimas;

• ECB veiklos padalinių pateiktų pranešimų apie incidentus (išskyrus pranešimus apie profesinių pareigų pažeidimą) tvarkymas.

Be to, Vidaus audito direktoratas tvarko duomenis, kad galėtų teikti audito pagalbą (pvz., Vidaus auditorių komiteto sekretoriato paslaugas) išorės audito paslaugoms ir jas koordinuoti (teikiamas, pvz., išorės auditorių arba Europos Audito Rūmų).

Kokiu teisiniu pagrindu remiantis tvarkomi jūsų asmens duomenys?

Vykdydamas užduotį viešojo intereso motyvais ECB tvarko jūsų asmens duomenis, vadovaudamasis ESDAR 5 straipsnio 1 dalies a punktu, taikomu kartu su Protokolu (Nr. 4) dėl Europos centrinių bankų sistemos (ECBS) ir Europos Centrinio Banko statuto (OL C 202, 2016 6 7, p. 230) ir 2013 m. spalio 15 d. Tarybos reglamentu (ES) Nr. 1024/2013, kuriuo Europos Centriniam Bankui pavedami specialūs uždaviniai, susiję su rizikos ribojimu pagrįstos kredito įstaigų priežiūros politika (OL L 287, 2013 10 29, p. 63), kaip išsamiau išdėstyta ECB audito nuostatuose.

Kas atsakingas už jūsų asmens duomenų tvarkymą?

Jūsų asmens duomenų tvarkymą valdo ECB. Už duomenų tvarkymą atsakingas Vidaus audito direktoratas.

Kas gauna jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenų gavėjai (įskaitant subjektus, kurie turi prieigą prie tų asmens duomenų) yra šie:

• duomenų subjektai;

• paskirtieji ECB darbuotojai;

• ECBS priklausančių nacionalinių centrinių bankų ir Bendrame priežiūros mechanizme dalyvaujančių nacionalinių kompetentingų institucijų paskirtieji darbuotojai (įskaitant komandiruotus darbuotojus), jei tai aktualu Vidaus auditorių komiteto veikloje;

• vidaus audito veikloje dalyvaujantis išorės personalas (konsultantai, išorės auditoriai ir stažuotojai).

Asmens duomenis gali gauti, jei pareikalautų, ECB vykdomosios valdybos, valdančiosios tarybos, priežiūros valdybos nariai ir ECB bendrųjų reikalų valdytojas.

Kai aktualu, laikantis principo „būtina žinoti“ ir atitinkamų teisės aktų nuostatų, asmens duomenis gali gauti ir įstaigos, vykdančios stebėjimo ar tikrinimo užduotis, kaip numatyta ES teisės aktuose. Tai, pavyzdžiui, Europos Audito Rūmai, Europos kovos su sukčiavimu tarnyba, Europos prokuratūra, nacionalinės kompetentingos institucijos, Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas, Etikos komitetas ir Audito komitetas.

Kokių kategorijų asmens duomenys renkami?

Vidaus audito generalinis direktoratas turi prieigą prie viso personalo, įrašų, informacijos, sistemų ir turto, laikomų būtinais jo pareigoms per audito misijas vykdyti ir gali tvarkyti bet kuriuos su tuo susijusius asmens duomenis.

ECB gali tvarkyti šiuos asmens duomenis audito misijų kontekste:

• identifikavimo ir kontaktinius duomenis (pvz., vardą, pavardę, pašto adresą, kt.);
• išsilavinimo ir profesinio mokymo duomenis;
• įsidarbinimo duomenis;
• finansinius duomenis;
• informaciją apie šeimą, gyvenimo būdą ir socialines aplinkybes;
• informaciją apie teikiamas prekes ir paslaugas;
• informaciją apie civilines ar administracines bylas ar kitus reguliavimo srities tyrimus;
• informaciją apie baudžiamuosius procesus;
• informaciją apie administracines ar kitas sankcijas;
• bet kokius kitus asmens duomenis, svarbius konkrečiai audito misijai;
• kai pateisinama, ypatingų kategorijų duomenis, atsižvelgiant į ESDAR? 10 straipsnio taikymo sritį.

Ar jūsų asmens duomenys (tiesiogiai arba šifruota forma) bus tvarkomi (pvz., perduodami, prieinami arba saugomi) trečiosiose valstybėse ar tarptautinėse organizacijose?

ECB neketina jūsų asmens duomenų perduoti trečiosioms šalims ar tarptautinėms organizacijoms. Tačiau išimtiniais atvejais jūsų asmens duomenys gali būti tvarkomi trečiosiose šalyse ir (arba) tarptautinių organizacijų pagal ESDAR 50 straipsnio 1 dalyje nurodytais atvejais taikomas nukrypti leidžiančias nuostatas.

Kiek laiko ECB saugo asmens duomenis?

Vidaus audito direktorato audito bylų saugojimo laikotarpis atitinka numatytą ECB dokumentų klasifikavimo ir saugojimo plane.

Visi audito misijos metu tvarkomi asmens duomenys ištrinami arba nuasmeninami, kai ECB sprendimus priimantys organai apsvarsto audito ataskaitą.

Visi tolesniems veiksmams reikalingi duomenys ir (arba) įrodymai gali būti saugomi ne ilgiau kaip dvejus metus arba, jei to reikia, ilgiau, laikantis ECB dokumentų klasifikavimo ir saugojimo plano. Audito ataskaitose pateikta informacija visada nuasmeninama.

Atkreipiame dėmesį, kad asmens duomenys ECB archyvuose gali būti laikomi pagal 2023 m. liepos 28 d. Europos Centrinio Banko sprendimą (ES) 2023/1610, kuriuo įsteigiami Europos Centrinio Banko istoriniai archyvai.

Kokios yra jūsų teisės?

Jūs turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir ištaisyti netikslius ar neišsamius asmens duomenis. Taip pat turite teisę (su tam tikrais apribojimais) ištrinti savo asmens duomenis ir nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi, arba apriboti jų tvarkymą pagal ESDAR. ECB gali apriboti jūsų teises, siekdamas apsaugoti ESDAR 25 straipsnio 1 dalyje nurodytus interesus ir tikslus.

Į ką galite kreiptis, jei kilo klausimų ar turite prašymų?

Savo teisėmis galite pasinaudoti kreipdamiesi į Vidaus audito direktoratą el. pašto adresu DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Visais su jūsų asmens duomenimis susijusiais klausimais taip pat galite tiesiogiai kreiptis į ECB duomenų apsaugos pareigūną el. pašto adresu dpo@ecb.europa.eu.

Kreipimasis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną

Jeigu manote, kad dėl jūsų asmens duomenų tvarkymo buvo pažeistos jums pagal ESDAR suteiktos teisės, turite teisę bet kada pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui.