Datenschutzerklärung für das Revisionswesen

Welche Rechtsvorschriften gelten?

Sämtliche personenbezogenen Daten werden gemäß den Datenschutzvorschriften der Europäischen Union verarbeitet. Wir handeln also im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725 („EU-DSVO“).

Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten werden von der Direktion Interne Revision (D/IA) im Rahmen ihrer Prüfungsdienstleistungen verarbeitet, die das Direktorium in der Geschäftsordnung für das Revisionswesen der EZB definiert hat. Diese Verarbeitung dient der Identifizierung, Prüfung, Evaluierung und Speicherung jeglicher Informationen, die für Prüfungs- und Beratungstätigkeiten relevant sind. Personenbezogene Daten, die diese Tätigkeiten betreffen, werden bei den Geschäftsbereichen der EZB eingeholt. Im Allgemeinen verarbeitet D/IA personenbezogene Daten, die für eine bestimmte Aufgabe relevant sind.^[1]

D/IA kann insbesondere für die nachstehenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten:

• Umsetzung des Prüfplans der EZB und des Arbeitsprogramms des Ausschusses der internen Revisoren durch Prüfungs- und Beratungstätigkeiten sowie Berichterstattung über diese Tätigkeiten;

• Beurteilung des Status der Umsetzung von Empfehlungen der internen Revision;

• Verarbeitung der von den Geschäftsbereichen der EZB gemeldeten Vorfälle (mit Ausnahme von Vorfällen, die Verstöße gegen Dienstpflichten betreffen).

Darüber hinaus verarbeitet D/IA Daten im Rahmen der Unterstützung von Prüfungen (z. B. als Sekretariat des Ausschusses der internen Revisoren) und der Koordination externer Prüfungsleistungen (z. B. durch externe Rechnungsprüfer oder den Europäischen Rechnungshof).

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die EZB verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a EU-DSVO in Verbindung mit dem Protokoll (Nr. 4) über die Satzung des Europäischen Systems der Zentralbanken (ESZB) und der Europäischen Zentralbank (ABl. C 202 vom 7.6.2016, S. 230) und der Verordnung (EU) Nr. 1024/2013 des Rates vom 15. Oktober 2013 zur Übertragung besonderer Aufgaben im Zusammenhang mit der Aufsicht über Kreditinstitute auf die Europäische Zentralbank (Abl. L 287 vom 29.10.2013, S. 63), wie dies in der Geschäftsordnung für das Revisionswesen der EZB näher ausgeführt wird.

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die EZB ist die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle. D/IA ist für die Verarbeitung zuständig.

Wer sind die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten?

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten (einschließlich Stellen, die Zugang zu diesen personenbezogenen Daten haben) sind:

• die jeweiligen betroffenen Personen;

• speziell mit dieser Aufgabe betraute Mitarbeiter der EZB;

• speziell mit dieser Aufgabe betraute Mitarbeiter der nationalen Zentralbanken im ESZB und der nationalen zuständigen Behörden im Einheitlichen Aufsichtsmechanismus (einschließlich entsandter Mitarbeiter), sofern im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Ausschusses der internen Revisoren relevant.

• externe Personen (Berater, externe Rechnungsprüfer und Trainees), die an der internen Revision beteiligt sind.

Auf Anfrage können Mitglieder des EZB-Direktoriums, des EZB-Rats und des Aufsichtsgremiums der EZB sowie der Chief Services Officer der EZB personenbezogene Daten erhalten.

Bei begründetem Informationsbedarf und unter Einhaltung des maßgeblichen Rechtsrahmens können Stellen, die gemäß EU-Recht mit Überwachungs- oder Kontrollaufgaben betraut sind, ebenfalls personenbezogene Daten erhalten. Dazu zählen z. B. der Europäische Rechnungshof, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung, die Europäische Staatsanwaltschaft, die nationalen zuständigen Behörden, der Europäische Datenschutzbeauftragte, der Ethikausschuss und der Prüfungsausschuss.

Welche Kategorien personenbezogener Daten werden erhoben?

D/IA hat Zugang zu allen personellen Ressourcen, Aufzeichnungen, Informationen, Systemen und Sachgütern, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit Prüfungen als erforderlich angesehen werden, und darf alle damit verbundenen personenbezogenen Daten verarbeiten.

Die EZB darf die folgenden personenbezogenen Daten im Rahmen von Prüfungen der internen Revision verarbeiten:

• Identifikationsdaten und Kontaktdaten (z. B. Name, Postanschrift etc.);
• Aus- und Weiterbildungsdaten;
• Beschäftigungsdaten;
• Finanzdaten;
• Daten zu Familie, Lebensstil und sozialen Verhältnissen;
• Informationen zu gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen;
• Informationen zu zivil- oder verwaltungsrechtlichen Verfahren oder sonstigen behördlichen Untersuchungen;
• Informationen im Zusammenhang mit Strafverfahren;
• Informationen zu Sanktionen oder sonstigen Verwaltungsgeldbußen;
• jegliche sonstigen personenbezogenen Daten, die für eine bestimmte Prüfung der internen Revision relevant sind;
• in begründeten Fällen besondere Kategorien von Daten innerhalb des Geltungsbereichs von Artikel 10 EU-DSVO.

Werden Ihre personenbezogenen Daten (unverschlüsselt oder verschlüsselt) in Drittländern oder durch internationale Organisationen verarbeitet? Werden sie z. B. dorthin übertragen, dort gespeichert oder wird dort auf diese Daten zugegriffen?

Es ist nicht vorgesehen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen übermitteln. Ihre personenbezogenen Daten können jedoch ausnahmsweise auf der Grundlage der in Artikel 50 Absatz 1 EU-DSVO genannten Ausnahmeregelungen für bestimmte Fälle in Drittländern/von internationalen Organisationen verarbeitet werden.

Wie lange speichert die EZB personenbezogene Daten?

Die Aufbewahrungsfrist für die Prüfungsunterlagen der D/IA steht im Einklang mit den Regelungen der EZB zur Aktenführung und Aufbewahrung.

Alle während einer Prüfung der internen Revision verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sich die Beschlussorgane der EZB mit dem Prüfungsbericht befasst haben.

Daten, die für Folgemaßnahmen und/oder als Nachweise erforderlich sind, können bis zu zwei Jahre lang oder, sofern erforderlich, länger aufbewahrt werden, jeweils im Einklang mit den Regelungen der EZB zur Aktenführung und Aufbewahrung. Die Angaben im Prüfungsbericht werden immer anonymisiert.

Wir weisen darauf hin, dass personenbezogene Daten in den Archiven der EZB aufbewahrt werden können. Rechtsgrundlage hierfür ist der Beschluss (EU) 2023/1610 der Europäischen Zentralbank vom 28. Juli 2023 zur Einrichtung der historischen Archive der Europäischen Zentralbank.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und auf Berichtigung aller unrichtigen oder unvollständigen Daten. Darüber hinaus haben Sie (mit gewissen Einschränkungen) gemäß EU-DSVO das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die Verarbeitung zu beschränken. Die EZB kann Ihre Rechte beschränken, um die in Artikel 25 Absatz 1 EU-DSVO genannten Interessen und Ziele sicherzustellen.

An wen können Sie sich bei Fragen wenden?

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an D/IA unter DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich unter dpo@ecb.europa.eu auch direkt an den Datenschutzbeauftragten der EZB wenden.

Kontakt zum Europäischen Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre gemäß EU-DSVO bestehenden Rechte bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurden, können Sie jederzeit beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einlegen.