Declarație privind protecția vieții private aplicabilă misiunilor de audit

Care este cadrul nostru juridic?

Toate datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația Uniunii Europene privind protecția datelor, respectiv Regulamentul (UE) 2018/1725 („RPDUE”).

De ce prelucrăm datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în contextul serviciilor de audit intern furnizate de Direcția audit intern (Directorate Internal Audit – D/IA), astfel cum sunt definite de Comitetul executiv în Carta de audit a BCE. Această prelucrare vizează identificarea, aprecierea, evaluarea și înregistrarea oricăror informații relevante pentru misiunile de asigurare și de consultanță. Toate datele cu caracter personal care se încadrează în domeniul de aplicare a acestor activități sunt colectate de la compartimentele BCE. În general, D/IA prelucrează date cu caracter personal care prezintă relevanță pentru o anumită sarcină.^[1]

Mai exact, D/IA poate prelucra date cu caracter personal pentru îndeplinirea următoarelor atribuții:

• implementarea planului de audit al BCE și a programului de lucru al Comitetului auditorilor interni prin efectuarea de misiuni de asigurare și de consultanță și raportarea cu privire la acestea;

• evaluarea stadiului punerii în aplicare a recomandărilor de audit;

• prelucrarea rapoartelor privind incidentele transmise de compartimentele BCE (nu sunt incluse rapoartele privind incidentele referitoare la încălcări ale atribuțiilor profesionale).

Totodată, D/IA prelucrează datele cu scopul de a furniza sprijin pentru activitățile de audit (de exemplu, asigurând secretariatul Comitetului auditorilor interni) și de a coordona serviciile de audit extern (de exemplu, cele oferite de auditorii externi sau de Curtea de Conturi Europeană).

Care este temeiul juridic pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal?

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de BCE în scopul îndeplinirii unei sarcini de interes public, pe baza articolului 5 alineatul (1) litera (a) din RPDUE, coroborat cu Protocolul (nr. 4) privind Statutul Sistemului European al Băncilor Centrale (SEBC) și al Băncii Centrale Europene (JO C 202, 7.6.2016, p. 230) și cu Regulamentul (UE) nr. 1024/2013 al Consiliului din 15 octombrie 2013 de conferire a unor atribuții specifice Băncii Centrale Europene în ceea ce privește politicile legate de supravegherea prudențială a instituțiilor de credit (JO L 287, 29.10.2013, p. 63), astfel cum este prezentat în detaliu în Carta de audit a BCE.

Cine este responsabil de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal?

BCE este operatorul responsabil de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. D/IA este responsabilă de prelucrare.

Cine vor fi destinatarii datelor dumneavoastră cu caracter personal?

Destinatarii datelor dumneavoastră cu caracter personal (inclusiv entitățile care au acces la datele cu caracter personal respective) sunt:

• persoanele vizate;

• membrii desemnați ai personalului BCE;

• membrii desemnați ai personalului băncilor centrale naționale din SEBC și ai autorităților naționale competente din cadrul Mecanismului unic de supraveghere (inclusiv cei detașați), după caz, în contextul activităților Comitetului auditorilor interni;

• personalul extern (consultanți, auditori externi și stagiari) care participă la activitățile de audit intern.

La cerere, membrii Comitetului executiv, ai Consiliului guvernatorilor, ai Consiliului de supraveghere, precum și managerul principal pentru coordonarea serviciilor (Chief Services Officer) din cadrul BCE pot primi date cu caracter personal.

După caz, pe baza principiului necesității de a cunoaște și în conformitate cu cadrul juridic relevant, organismele cărora, în conformitate cu legislația UE, li s-au încredințat atribuții de monitorizare sau de inspecție, de exemplu Curtea de Conturi Europeană, Oficiul European de Luptă Antifraudă, Parchetul European, autoritățile naționale competente, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, Comitetul de etică și Comitetul de audit, pot primi, de asemenea, date cu caracter personal.

Ce categorii de date cu caracter personal sunt colectate?

D/IA are acces integral la membrii personalului, evidențele, informațiile, sistemele și bunurile considerate necesare pentru a-și îndeplini responsabilitățile în contextul misiunilor de audit și poate prelucra orice date cu caracter personal aferente.

BCE poate prelucra următoarele date cu caracter personal în legătură cu misiunile de audit:

• date de identificare și coordonate de contact (de exemplu, nume, adresă poștală etc.);
• date privind educația și formarea profesională;
• date privind parcursul profesional;
• date financiare;
• informații privind circumstanțele familiale, stilul de viață și condițiile sociale;
• informații privind bunurile sau serviciile furnizate;
• informații referitoare la proceduri civile sau administrative sau la alte anchete în materie de reglementare;
• informații referitoare la proceduri penale;
• informații privind sancțiunile administrative sau de altă natură;
• orice alte date cu caracter personal relevante pentru o anumită misiune de audit;
• categoriile speciale de date care intră sub incidența articolului 10 din RPDUE, dacă se justifică.

Datele dumneavoastră cu caracter personal (în formă criptată sau în text clar) vor fi prelucrate (de exemplu, transferate, accesate sau stocate) în țări terțe sau de către organizații internaționale?

BCE nu anticipează niciun fel de transferuri ale datelor dumneavoastră cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale. Cu toate acestea, datele dumneavoastră cu caracter personal ar putea fi prelucrate în mod excepțional în țări terțe/de către organizații internaționale pe baza derogărilor pentru situații specifice prevăzute la articolul 50 alineatul (1) din RPDUE.

Cât timp va păstra BCE datele cu caracter personal?

Perioada de retenție în cazul dosarelor de audit ale D/IA este în concordanță cu planul BCE de arhivare și retenție.

Orice date cu caracter personal prelucrate în timpul unei misiuni de audit sunt șterse sau anonimizate după ce organele de decizie ale BCE au analizat raportul de audit.

Orice date necesare pentru acțiuni ulterioare și/sau dovezi pot fi păstrate pe o perioadă de până la doi ani sau mai mult, dacă este necesar, în conformitate cu planul BCE de arhivare și retenție. Informațiile din raportul de audit sunt anonimizate întotdeauna.

Vă atragem atenția asupra faptului că datele cu caracter personal pot fi păstrate în arhivele BCE în conformitate cu Decizia (UE) 2023/1610 a Băncii Centrale Europene din 28 iulie 2023 privind constituirea arhivelor istorice ale Băncii Centrale Europene.

Care sunt drepturile dumneavoastră?

Aveți dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a rectifica orice date inexacte sau incomplete. De asemenea, aveți dreptul (cu unele limitări) la ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, la opoziție sau la restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu RPDUE. BCE vă poate restricționa drepturile pentru a proteja interesele și obiectivele menționate la articolul 25 alineatul (1) din RPDUE.

Cui vă puteți adresa în cazul în care aveți întrebări sau solicitări?

Vă puteți exercita drepturile contactând D/IA la adresa: DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. De asemenea, pentru toate solicitările legate de datele dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta direct responsabilul cu protecția datelor din cadrul BCE la adresa: dpo@ecb.europa.eu.

Sesizarea Autorității Europene pentru Protecția Datelor

În cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile prevăzute de RPDUE ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți dreptul de a depune oricând o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.