Izjava o zaštiti privatnosti: revizijske misije

Što je naš pravni okvir?

Svi osobni podatci obrađuju se u skladu s pravom Europske unije o zaštiti osobnih podataka, odnosno u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 (EUDPR).

Zašto obrađujemo osobne podatke?

Osobni podatci obrađuju se u sklopu usluga unutarnje revizije koje pruža uprava Unutarnja revizija kako je utvrdio Izvršni odbor Pravilnikom ESB‑a o reviziji. Cilj je obrade utvrditi, procijeniti, ocijeniti i zabilježiti sve informacije koje su važne za provedbu angažmana s izražavanjem uvjerenja i savjetovanjem. Sve osobne podatke u sklopu tih aktivnosti prikupljaju poslovna područja ESB‑a. Općenito gledajući, uprava Unutarnja revizija obrađuje osobne podatke važne za određenu zadaću.^[1]

Uprava Unutarnja revizija može obrađivati osobne podatke radi ispunjenja sljedećih zadaća:

• provedbe plana revizije ESB‑a i programa rada Odbora unutarnjih revizora angažmanima s izražavanjem uvjerenja i savjetovanjem te izvještavanjem o njima

• procjene statusa provedbe revizorskih preporuka

• obrade izvješća o incidentima iz poslovnih područja ESB‑a, što ne uključuje incidente koji se odnose na povrede službene dužnosti.

Nadalje, uprava Unutarnja revizija obrađuje podatke radi pružanja revizorske podrške (npr. u ulozi tajništva Odbora unutarnjih revizora) i koordiniranja usluga vanjske revizije (npr. vanjskih revizora ili Europskog revizorskog suda).

Što je pravna osnova obrade osobnih podataka?

ESB obrađuje vaše osobne podatke pri obavljanju zadaće u javnom interesu, na osnovi članka 5. stavka 1. točke (a) EUDPR‑a, u vezi s Protokolom (br. 4) o Statutu Europskog sustava središnjih banaka (ESSB) i Europske središnje banke (SL C 202, 7.6.2016., str. 230) i Uredbom Vijeća (EU) br. 1024/2013 od 15. listopada 2013. o dodjeli određenih zadaća Europskoj središnjoj banci u vezi s politikama bonitetnog nadzora kreditnih institucija (SL L 287, 29.10.2013., str. 63) kako je podrobno opisano u Pravilniku ESB‑a o reviziji.

Tko je odgovoran za obradu osobnih podataka?

ESB je voditelj obrade vaših osobnih podataka. Uprava Unutarnja revizija odgovorna je za njihovu obradu.

Kome su dostupni vaši osobni podatci?

Primatelji vaših osobnih podataka, uključujući subjekte koji imaju pristup tim osobnim podatcima, jesu sljedeće osobe:

• ispitanici o kojima je riječ

• imenovani zaposlenici ESB‑a

• imenovani zaposlenici nacionalnih središnjih banaka u sklopu ESSB‑a i nacionalnih nadležnih tijela u sklopu jedinstvenog nadzornog mehanizma (uključujući upućene članove osoblja), ako je to potrebno u vezi s aktivnostima Odbora unutarnjih revizora

• vanjski suradnici (savjetnici, vanjski revizori i stažisti) koji sudjeluju u aktivnostima unutarnje revizije.

Osobni podatci mogu se na zahtjev dostaviti članovima Izvršnog odbora, Upravnog vijeća i Nadzornog odbora ESB‑a te glavnom koordinatoru za zajedničke poslove ESB‑a.

Po potrebi, prema načelu nužnog poznavanja i u skladu s odgovarajućim pravnim okvirom, osobne podatke mogu primiti i tijela zadužena za praćenje ili inspekciju u skladu s pravom Europske unije, npr. Europski revizorski sud, Europski ured za borbu protiv prijevara, Ured europskog javnog tužitelja, nacionalna nadležna tijela, Europski nadzornik za zaštitu podataka, Odbor za etiku i Odbor za reviziju.

Koje se kategorije osobnih podataka prikupljaju?

Uprava Unutarnja revizija ima pristup svim podatcima o zaposlenicima, dokumentima, informacijama, sustavima i imovini potrebnima za obavljanje svojih dužnosti u sklopu revizijskih misija i može obrađivati sve povezane osobne podatke.

ESB može obrađivati sljedeće osobne podatke povezane s revizijskim misijama:

• identifikacijske podatke i podatke za kontakt (npr. ime, poštanska adresa)
• podatke o obrazovanju i stručnom usavršavanju
• podatke o zaposlenju
• financijske podatke
• podatke o obiteljskim i društvenim okolnostima te načinu života
• podatke o pruženim uslugama i dobrima
• podatke povezane s građanskim ili upravnim postupcima ili nekom drugom regulatornom provjerom
• podatke povezane s kaznenim postupcima
• podatke povezane sa sankcijama i drugim administrativnim kaznama
• sve ostale osobne podatke važne za određenu revizijsku misiju
• posebne kategorije podataka obuhvaćene člankom 10. EUDPR‑a kada je to opravdano.

Hoće li vaši osobni podatci (u nešifriranom ili šifriranom obliku) biti predmet obrade (npr. prijenosa, pristupa ili pohrane) u trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama?

ESB ne predviđa prijenos vaših osobnih podataka trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama. Međutim, vaši se osobni podatci iznimno mogu obrađivati u trećim zemljama ili ih mogu obrađivati međunarodne organizacije na temelju odstupanja za posebne situacije iz članka 50. stavka 1. EUDPR‑a.

Koliko dugo ESB čuva osobne podatke?

Razdoblje zadržavanja dokumentacije o reviziji uprave Unutarnja revizija u skladu je s ESB‑ovim Planom pohrane i zadržavanja dokumenata.

Svi osobni podatci obrađeni tijekom revizijske misije brišu se ili anonimiziraju nakon što tijela ESB‑a nadležna za odlučivanje razmotre revizorsko izvješće.

Svi podatci potrebni za daljnje aktivnosti i/ili kao dokazi mogu se čuvati do dvije godine ili dulje ako je potrebno, u skladu s ESB‑ovim Planom pohrane i zadržavanja dokumenata. Podatci u revizijskim izvješćima uvijek se anonimiziraju.

Osobni podatci mogu se čuvati u ESB‑ovoj arhivi u skladu s Odlukom (EU) 2023/1610 Europske središnje banke od 28. srpnja 2023. o uspostavi povijesne arhive Europske središnje banke.

Koja su vaša prava?

Imate pravo pristupiti svojim osobnim podatcima i ispraviti sve netočne ili nepotpune podatke. Također imate pravo, uz određena ograničenja, izbrisati svoje osobne podatke i iznijeti prigovor na obradu ili ograničiti obradu svojih osobnih podataka u skladu s EUDPR‑om. ESB može ograničiti vaša prava radi zaštite interesa i ciljeva iz članka 25. stavka 1. EUDPR‑a.

Kome se možete obratiti s upitima ili zahtjevima?

Da biste ostvarili svoja prava, obratite se upravi Unutarnja revizija na adresu DL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Sa svim upitima o vašim osobnim podatcima možete se izravno obratiti i ESB‑ovu službeniku za zaštitu podataka na adresu dpo@ecb.europa.eu.

Obraćanje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka

Ako smatrate da su u obradi vaših osobnih podataka povrijeđena prava koja imate u skladu s EUDPR‑om, imate pravo u bilo kojem trenutku podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.