Stqarrija tal-privatezza għall-missjonijiet ta’ awditjar

X’inhu l-qafas legali tagħna?

Id-data personali kollha tiġi pproċessata f’konformità mal-liġi tal-Unjoni Ewropea dwar il-protezzjoni tad-data, jiġifieri f’konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725 (“EUDPR”).

Għaliex nipproċessaw data personali?

Id-data personali tiġi pproċessata fil-kuntest tas-servizzi tal-awditjar interna pprovduti mid-Direttorat għall-Awditjar Intern (D/IA) kif iddefinit mill-Bord Eżekuttiv fil-Karta tal-Awditjar tal-BĊE. Dan l-ipproċessar għandu l-għan li jidentifika, jivvaluta, jevalwa u jirreġistra kwalunkwe informazzjoni rilevanti għal attivitajiet ta’ assigurazzjoni u impenji ta’ konsulenza. Kwalunkwe data personali li taqa’ fl-ambitu ta’ dawn l-attivitajiet tinġabar mill-oqsma tax-xogħol tal-BĊE. B’mod ġenerali, id-D/IA jipproċessa data personali li hija rilevanti għal kompitu speċifiku.^[1]

B’mod partikolari, id-D/IA jista’ jipproċessa data personali biex iwettaq il-kompiti li ġejjin:

l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ awditjar tal-BĊE u x-xogħol tal-Kumitat tal-Awdituri Interni bit-twettiq u r-rappurtar dwar attivitajiet ta’ assigurazzjoni u impenji ta’ konsulenza;

il-valutazzjoni tal-istatus tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar;

l-ipproċessar ta’ rapporti ta’ inċidenti minn oqsma tax-xogħol tal-BĊE (li ma jinkludux rapporti ta’ inċidenti relatati ma’ ksur ta’ dmirijiet professjonali).

Barra minn hekk, id-D/IA jipproċessa d-data sabiex jipprovdi appoġġ għall-awditjar (eż. bħala s-Segretarjat għall-Kumitat tal-Awdituri Interni) u jikkoordina s-servizzi tal-awditjar estern (eż. awdituri esterni jew il-Qorti Ewropea tal-Awdituri).

X’inhi l-bażi legali għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek?

Id-data personali tiegħek tiġi pproċessata mill-BĊE fit-twettiq ta’ kompitu fl-interess pubbliku, abbażi tal-Artikolu 5(1)(a) tal-EUDPR, flimkien mal-Protokoll (Nru 4) dwar l-Istatut tas-Sistema Ewropea ta’ Banek Ċentrali (SEBĊ) u l-Bank Ċentrali Ewropew (ĠU C 202, 7.6.2016, p. 230) u r-Regolament tal-Kunsill (UE) Nru 1024/2013 tal-15 ta’ Ottubru 2013 li jikkonferixxi kompiti speċifiċi lill-Bank Ċentrali Ewropew fir-rigward ta’ politiki relatati mas-superviżjoni prudenzjali tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu (ĠU L 287, 29.10.2013. p.63) kif speċifikat fil-Karta tal-Awditjar tal-BĊE.

Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek?

Il-BĊE huwa l-kontrollur tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Id-D/IA huwa responsabbli għal dan l-ipproċessar.

Min se jkunu r-riċevituri tad-data personali tiegħek?

Ir-riċevituri tad-data personali tiegħek (inklużi entitajiet li għandhom aċċess għal dik id-data personali) huma dawn li ġejjin:

is-suġġetti tad-data;

membri maħtura tal-persunal tal-BĊE;

membri tal-persunal maħtura tal-banek ċentrali nazzjonali fi ħdan is-SEBĊ u l-awtoritajiet nazzjonali kompetenti fi ħdan il-Mekkaniżmu Superviżorju Uniku (inklużi dawk issekondati), fejn rilevanti fil-kuntest tal-attivitajiet tal-Kumitat tal-Awdituri Interni;

esterni (konsulenti, awdituri esterni u apprendisti) li pparteċipaw f’attivitajiet ta’ awditjar intern.

Fuq talba, il-membri tal-Bord Eżekuttiv tal-BĊE, il-Kunsill Governattiv, il-Bord Superviżorju u l-Uffiċjal Kap tas-Servizzi tal-BĊE jistgħu jirċievu data personali.

Fejn applikabbli, fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ għarfien u f’konformità mal-qafas legali rilevanti, il-korpi inkarigati mill-kompiti ta’ monitoraġġ jew ta’ spezzjoni skont il-liġi tal-UE jistgħu jirċievu wkoll data personali, pereżempju l-Qorti Ewropea tal-Awdituri, l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi, l-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew, l-awtoritajiet kompetenti nazzjonali, il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, il-Kumitat tal-Etika, u l-Kumitat tal-Awditjar.

Liema katergoriji ta’ data personali jinġabru?

Id-D/IA għandu aċċess għall-persunal, ir-rekords, l-informazzjoni, is-sistemi u l-proprjetà kollha meqjusa meħtieġa biex iwettaq ir-responsabbiltajiet tagħha fil-kuntest tal-missjonijiet tal-awditjar u jista’ tipproċessa kwalunkwe data personali relatata.

Il-BĊE jista’ jipproċessa d-data personali li ġejja fir-rigward tal-missjonijiet tal-awditjar:

• id-data tal-identifikazzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt (eż. l-isem, l-indirizz postali, eċċ.);
• data dwar l-edukazzjoni u t-taħriġ professjonali;
• data dwar l-impjiegi;
• data finanzjarja
• data dwar il-familja, l-istil ta’ ħajja u ċ-ċirkostanzi soċjali;
• informazzjoni dwar prodotti jew servizzi pprovduti;
• informazzjoni relatata ma’ proċedimenti ċivili jew amministrattivi jew investigazzjonijiet regolatorji oħra;
• informazzjoni relatata ma' proċedimenti kriminali;
• informazzjoni relatata ma’ sanzjonijiet jew penali amministrattivi oħra;
• kwalunkwe data personali oħra rilevanti għal missjoni ta’ awditjar partikolari;
• kategoriji speċjali ta’ data fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 10 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, fejn iġġustifikat.

Id-data personali tiegħek (f’forma ċara jew kriptata) se tiġi pproċessata (eż. ttrasferita, aċċessata jew maħżuna) f’pajjiżi terzi jew minn organizzazzjonijiet internazzjonali?

Il-BĊE ma jipprevedi l-ebda trasferiment tad-data personali tiegħek lil pajjiżi terzi jew lil organizzazzjonijiet internazzjonali. Madankollu, id-data personali tiegħek tista’ tiġi pproċessata b’mod eċċezzjonali f’pajjiżi terzi/organizzazzjonijiet internazzjonali abbażi tad-derogi għal sitwazzjonijiet speċifiċi stabbiliti fl-Artikolu 50(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.

Il-BĊE, kemm idum iżomm data personali?

Il-perjodu ta’ żamma għall-fajls tal-awditjar tad-D/IA huwa konformi mal-Pjan ta’ Preżentazzjoni u Żamma tal-BĊE.

Kwalunkwe data personali pproċessata matul missjoni tal-awditjar titħassar jew tiġi anonimizzata ladarba l-korpi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-BĊE jkunu kkunsidraw ir-rapport tal-awditjar.

Kwalunkwe data meħtieġa għas-segwitu u/jew għall-evidenza tista’ tinżamm sa sentejn, jew aktar jekk ikun meħtieġ, f’konformità mal-Pjan ta’ Preżentazzjoni u Żamma tal-BĊE. L-informazzjoni dwar ir-rapport tal-awditjar dejjem tiġi anonimizzata.

Jekk jogħġbok innota li d-data personali tista’ tinżamm fl-arkivji tal-BĊE f’konformità mad-Deċiżjoni (UE) 2023/1610 tal-Bank Ċentrali Ewropew tat-28 ta’ Lulju 2023 li tistabbilixxi l-arkivji storiċi tal-Bank Ċentrali Ewropew.

X’inhuma d-drittijiet tiegħek?

Int għandek id-dritt ta’ aċċess għad-data personali tiegħek u li tikkorreġi kwalunkwe data li mhijiex eżatta jew mhijiex kompluta. Għandek ukoll (b’xi limitazzjonijiet) id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek u li toġġezzjona għal, jew li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek f’konformità mal-EUDPR. Il-BĊE jista’ jirrestrinġi d-drittijiet tiegħek biex jissalvagwardja l-interessi u l-objettivi msemmija fl-Artikolu 25(1) tal-EUDPR.

Lil min tista’ tikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew rikjesti?

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lid-D/IA fiDL-DIA-DIA_MANAGEMENT@ecb.europa.eu. Tista’ tikkuntattja wkoll direttament lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-BĊE fuq dpo@ecb.europa.eu għall-mistoqsijiet kollha relatati mad-data personali tiegħek.

Biex tikkuntattja lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data

Jekk inti tal-fehma li d-drittijiet tiegħek skont l-EUDPR inkisru bħala riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek, int għandek id-dritt li tressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe żmien.